Category: Gobierno electrónico

Hoy martes 31 de agosto del 2021 se cumple el Vacatio legis establecido en el artículo 43 del Decreto 5-2021 del Congreso de la República. En dos artículos anteriores, el 8 de junio y el 20 de julio, se revisaron los primeros cuatro capítulos de la ley. En esta tercera y última parte, se abordarán los restantes tres capítulos, que desarrollan aspectos administrativos del instrumento legal que ofrece mejorar la situación de los trámites públicos en Guatemala, una dificultad que abordan a diario miles de ciudadanos, quienes afrontan una larga lista de interminables e incomprensibles requisitos. A continuación, el análisis final de la Ley Antitrámites:

Capítulo V – Régimen Institucional

• Dirección: a través de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico o el ente que designe el Organismo Ejecutivo es la institución que ejercerá las siguientes funciones:
  • Discutir, analizar y proponer los planes de simplificación de trámites.
  • Supervisar permanentemente la ejecución de los planes de simplificación.
  • Evaluar periodicamente los resultados de la ejecución de los planes de simplificación.
  • Propiciar la coordinación entre dependencias a las que aplica la ley.
  • Promover la participación ciudadana en el diseño y control de simplificación de trámites.
  • Propiciar la concentración de trámites, a fin de evitar repetición en trámites con fines comunes.
  • Organizar cursos de capacitación al personal de la administración pública
  • Velar que la implementación de simplificación de trámites garanticen la no discriminación por razones de posición económica, condición social, nacimiento, nacionalidad, origen, credo político, raza, sexo, idioma, edad, religión u opinión del usuario.
  • Promover y coordinar con dependencias del sector público y privado estudios para la simplificación de trámites.
  • Crear, actualizar y evaluar los indicadores de cumplimiento de simplificación de trámites, indicadores de satisfación de usuarios y otros.
  • Publicar ranking de las dependencias que indique que dependencias tienen mayores denuncias.
  • Elaborar propuestas de normativa relacionadas a la simplificación de trámites.
  • Otorgar reconocimientos a las dependencias y funcionarios que trabajan en la simplificación de trámites.
• El Ministerio de Economía implementará lo que corresponda en materia de trámites para comercio exterior y atracción de inversión .
• Catálogo electrónico: debe elaborarse una página web que contenga el listado de trámites ante el Organismo Ejecutivo, mostrando los pasos, costo y tiempos de respuesta en cada trámite. Las dependencias deberán colaborar para que la información este actualizada. Comentario: este tipo de recursos es útil, pero a la vez delicado, ya que es bastante común que no se definan políticas o procedimientos eficientes para mantener la información actualizada, además existe la dificultad que es cada dependencia la que desarrolla esta información. Esta situación sucede en instituciones privadas.

Capítulo VI – Regimen Sancionatorio

• De las infracciones: son infracciones a la presente ley
  • Exigir el cumplimiento de trámites, requisitos o procedimientos que no esten establecidos expresamente en ley o acuerdo gubernativo.
  • Exigir la presentación de información o documentos aportados anteriormente en el mismo procedimiento. Comentario: los funcionarios o empleados públicos no pueden solicitar información o documentos que ya han presentado los usuarios anteriormente.
  • Exigir la presencia física del usuario cuando el trámite sea en línea.
  • No habilitar de manera gratuita, en forma física o en línea los formularios o solicitudes. Comentario: un lugar donde se realiza está práctica es en el 2o reguistro de la propiedad ubicado en zona 9.
  • No publicar en internet los trámites y los requisitos de la dependencia. Comentario: esto será en cada dependencia del Organismo Ejecutivo
  • Negar atención a los usuarios en horarios hábiles.
  • Exigir el cumplimientos de trámites que hayan entrado en vigencia con posterioridad al inicio del trámite. Comentario: una práctica común de los funcionarios, que afecta a los usuarios al tener que regresar a pasos anteriores.
  • No permitir la participación ciudadana previo a la modificación de trámites. Comentario: esto obliga a los funcionarios a convocar antes de hacer cambios.
  • Rechazar solicitudes por contener errores en citas, ortografía, mecanografía o aritmetica cuando el error no resulte relevante para definir el fondo del asunto. Comentario: en muchas dependencias advierten que los formularios no pueden llevar tachones o corrector, lo que deberia dejar de ser una limitante para recibir la solicitud.
  • Exigir declaraciones juradas.
  • Exigir al usuario documentos, constancias o información que sea generada por la propia dependencia. Comentario: esto evitará que el usuario tenga que realizar un trámite previo en la misma dependencia. Esta situación es común en UDEVIPO.
  • Cobrar a los usuarios por consulta de registros públicos regulados en la presente ley. Comentario: esta disposición será de gran utilidad para el usuario. Actualmente los servicios de consulta en forma presencial o en línea de ciertas dependencias son pagados.
  • Exigir legalizar documentos que emiten dependencias públicas. Comentario: muchos trámites requieren documentos de otras dependencias, que de ahora en adelante podrán presentarse copia simple.
  • Exigir que documentos apostillados, sean nuevamente legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores o traducción del sello de apostilla. Comentario: esta disposición confirma el espíritu de la institución de la Apostilla.
  • Exigir para la reposición de documentos, la presentación de cualquier tipo de denuncia. Comentario: las denuncias por perdida de documentos que tramitan los usuarios ante el Ministerio Público o la Policia Nacional Civil son literalmente de puro trámite, ningun funcionario les da seguimiento.
  • Exigir la presentación de licencias o documentos habilitantes de periódos anteriores, como requisito para la renovación de la misma licencia o documento.
• Sanciones: las sanciones para empleados, servidores públicos o funcionarios públicos por cometer las infracciones anteriores son:
  • Amonestación verbal, al cometer una infracción
  • Amonestación escrita, al tener dos amonestaciones verbales en el mismo mes calendario
  • Suspensión laboral , al tener dos amonestaciones escritas en el mismo mes calendario
• La sanción se impondrá por la autoridad superior jerárquica, competente o designada por la dependencia. Comentario: la posible dificultad será el tiempo que tome el trámite administrativo interno, que dificilmente podrá realizarse en un mes calendario.
• Del trámite de denuncias y quejas: los usuarios podrán realizar su queja ante la autoridad encargada del trámite. Las dependencias deberán informar cada cuatrimestre sobre las quejas recibidas.

Capítulo VII – Disposiciones finales y transitorias

• Impuesto de circulación de vehículos: obliga al Registro Fiscal de Vehículos a realizar la anotación en un plazo de 10 días, de cambios informados por el usuario.
• Plazo para publicación de formularios: las dependencias tienen 6 meses, luego de la entrada en vigencia, para publicar los formularios en línea. Comentario: es un plazo muy largo, los 3 meses para la entrada en vigencia son un plazo suficiente.
• Reducción progresiva de trámites: se otorgan dos plazos importantes para las dependencias públicas
  • Un año: para poner de forma electrónica la información requerida por la ley
  • Dos años: para implementar sistemas electrónicos para la realización de los trámites
• Los plazos podrán prorrogarse si la dependencia justifica la razón del retraso.
• Planificación institucional: las dependencias deberan crear un plan de simplificación de trámites en un plazo de 6 meses, incluyendo los costos de software y hardware para su implementación. Ninguna dependencia podrá oponerse a la simplificación de trámites y utlización de medios electrónicos, además deberan ajustar sus manuales a las modificaciones de los trámites.
• Vigencia: 90 días luego de su publicación en el Diario Oficial.

En términos generales la Ley de Simplificación de Trámites cuenta con disposiciones positivas, sin embargo, considero al menos, algunas debilidades:

• Pudo aprovecharse la oportunidad para incluir a todo el aparato estatal, ya que la limita su ámbito de aplicación al Organismo Ejecutivo.
• Los plazos para implementación de cambios son largos y con posibilidad de prorroga, lo que vaticina un retardo malicioso por parte de los funcionarios encargados.
• Las medidas sancionatorias son muy generales y seguramente será dificil lograr una consecuencia para quienes sean denunciados por infracciones. No hay que olvidar que la denuncia en si misma, constituye otro trámite ante la misma dependencia.

La modernización del Estado puede apoyar a mejorar el servicio a los ciudadanos, pero no es tarea sencilla. Entre la normativa que se publica y su efectiva aplicación suelen haber grandes diferencias, sobre todo si se trata de modificar el desarrollo del trabajo de los funcionarios y empleados públicos. Un elemento clave en la merjoa de los trámites públicos es el conocimiento de los derechos de los usuarios, pero también el reclamo cuando no son respetados y por su puesto la denuncia ante las entidades correspondientes.

En esta entrada continúo con el análisis de la Ley para la Simplficación de Requisitos y Trámites Administrativos, decreto número 5-2021. El mes pasado abordé los primeros 2 capítulos de la ley que ofrece mejorar la difícil situación que abordan los ciudadanos al realizar trámites en diversas instituciones del Estado. Sin más esperar, avancemos

Capítulo III – Medios Electrónicos

• Medios electrónicos: las dependencias deben implementar de forma progresiva de medios electrónicos, con el fin de poder realizar los trámites a distancia, tomando en cuenta la seguridad. Deben también ir reduciendo progresivamente elementos que no permita que el resultado final del trámite pueda extenderse o enviarse de forma electrónica. Los medios electrónicos, como portales web y sistemas, no deben tener restricción de horarios. Comentario: es el primer artículo donde se menciona la seguridad en el sentido de “seguridad de la información”, lo cual no tiene mucha relevancia a los largo de todo el texto de la ley. Respecto del acceso sin restricción de horario pareciera innecesario, sin embargo, existen portales de instituciones del Estado que no siempre funcionan. Un ejemplo es el Registro de la Propiedad, que siempre queda inaccesible a las 7 de la noche por 1 o 2 horas.
• Obligación de informar sobre los trámites administrativos: las dependencias deben publicar
  • El listado de trámites que pueden gestionarse en dicha dependencia
  • Los requisitos
  • El costo del trámite
  • Procedimiento (pasos) a seguir por el usuario
  • El tiempo de respuesta
  • Normativa aplicable
• No será necesaria la presencia física para informar sobre el trámite o notificar alguna resolución. También deben implementar mecanismos de trazabilidad. Comentario: es un recurso muy útil para los usaurios, muchas veces no hay forma de conocer que trámites se pueden obtener en una dependencia, ni siquiera los funcionarios lo saben. Tambien es dificil poder tener certeza del procedimiento, tiempos o costos. Informar o notificar de forma electrónica o adistancia también evita a los usaurios perder tiempo visitando las dependencias solo para enterarse que no ha pasado nada o que nadie sabe del trámite. Implementar un sistema de trazabilidad también es útil, pues permite a los interesados saber en que paso y con que funcionario se encuentra el trámite.
• Trámite a distancia: las dependencias deben implementar la realización de trámites a distancia, automatizando sus procesos. Tambien debe implementarse, si la ley no lo prohibe, que el resultado final del trámite pueda obtenerlo el usuario de forma electrónica. Otra alternativa es el envío del resultado mediante servicios de mensajeria a costa del usuario. Comentario: un poco redundante, la parte inicial de este artículo. Lo interesante es poder utilziar servicios de mensajeria para entrega de resultados en forma física. Es una altenativa útil si lo electrónico no es posible, sobre todo ahora que existen en el país muchas empresas que prestan este servicio.
• Formularios: las dependencias deberan colocar formularios en internet para que puedan ser descargados por los usuarios. Cuendo exista un sistema para el trámite, este deberá incorporar la generación del formulario. Cuando existan formularios para descargar o electrónicos, no será obligatorio presentarlos de forma física. Ninguna dependencia podrá cobrar por los formularios. Comentario: los formularios descargables o en línea son de gran utilidad. El Registro Mercantil y el Registro General de la Propiedad, por ejemplo, ya los utilizan y mejoran mucho los procesos. La prohibicion de cobrar es de gran ayuda, un caso muy molesto es el Registro de Quetzaltenango que actualmente cuenta con una oficina en la zona 9 de la capital. Para ciertos trámites utilizan formularios que solo se pueden obtener comprándolos, además hay que hacer cola con todos los que llegan a realizar trámites solo para obtener los formularios.
• Documentos y copias: los documentos electrónicos o digitalizados, firmados con firma electrónica avanzada enviados a una dependencia pública no requeriran entrega de copia física. Las dependencias conservarán copias digitales de los mismos. Los documentos en todo trámite podran ser firmados y presentados electrónicamente. Solo en caso de duda, podrá pedirse en las dependencias el documento en forma física. Comentario: el reconocimiento de comunicaciones y firmas electrónicas esta regulado desde el año 2008, pero lamentablemente muy poco utilizado por el Estado, espermos que eso cambie. El Registro Mercantil tiene implementado trámites totalmente electrónicos, que se realizan sin poner un pie en dicha dependencia y de una forma más rápida. Recientemente el Registro General de la Propiedad habilitó el tramite de certificaciones complementa en línea y puedo decir que funciona muy bien.
• Expediente y archivo electrónico: las dependencias deberan implentar el “expediente electrónico”, que contendrá toda la información del trámite. Se utilizaran bases de datos con las medidas de seguridad necesarias. Cuando varias dependencias esten involucradas en un mismo trámite deberan compartir base de datos o archivos. Se utilzaran servidores locales o remotos, propios o de terceros, contratando servicios especializados. Cuando un usuario no de seguimiento a un trámite por más de 3 meses, ya sea que no presente o realice algun paso solicitado por una dependencia o no recoja el resultado final, este se archivara de oficio. También se promoverá la transición de archivos físicos a electrónicos, implementando sistemas de consulta con las medidas de seguridad necesarias. Comentario: un expediente electrónico es una excelente idea, sin embargo, su implementación no es algo sencillo, lo que se complica aún más si hay varias dependencias involucradas. Un aspecto importante y hasta preocupante es la seguridad de la información y la privacidad de los datos de los usaurios, un aspecto poco trabajado en las dependencias públicas y con poca normativa en el país. El traslado de lo físico a lo digital es un proceso delicado y tratandose de información legal deberá ser realizado de una forma responsable y profesional.
• Acceso a la información en registros públicos: los registros públicos deben implementar mecanismos de consulta y validación de los datos que posean. No podrá cobrarse por la consulta de la información que administran. Deberan permitir la consulta a distancia, sin la necesidad de crear cuentas o registrar correos electrónicos. Deberan proteger los datos considerados como “sensibles” por la Ley de Acceso a la Información Pública. Las dependencias públicas deberan implementar mecanismos electrónicos de intercambio de información, tanto con entidades públicas como privadas. Comentario: los sistemas de consulta son muy útiles, sin embargo, esta disposición me parece confusa, ya que no aclara que sean sistemas a distancia o electrónicos y además, que no es necesario tener cuenta de usuario o algun correo electrónico para su utilización. Otro aspecto curioso es que indica que no se cobraran las consultas, lo cual creo que en la práctica no será realizable.
• Validez de documentos e información transmitida electrónicamente: los documentos e información transmitida electrónicamente tienen el mismo valor y eficacia que los documentos físicos. Los documentos con firma electrónica avanzada prevalecen sobre la versión física. La versión física es considerado original si tiene un mecanismo de validación. Se podrá obtener información entre dependencias, sin necesidad que sea el usuario quien tramite dicha información o documentos. Comentario: la parte final de esta disposición es muy importante. Muchas veces los usuarios deben solicitar en una dependencia, un documento que requiere otra dependencia. En estos casos todos hemos expresado que estamos “de Herodes a Pilatos”, por lo que si es posible que las dependencias se comuniquen y envien la información que así sea en beneficio de los usuarios.
• Interconectividad del Estado: las dependencias del Estado deberán coordinar esfuerzos para el intercambio y homologación de información, a fin de poder generar información estadistica de una mejor manera. No será necesario suscribir acuerdos o convenios adicionales interinstitucionales para el cumplimiento de este precepto , temas de transparencia, trazabilidad o simplificacion de trámites. Comentario: la interconectividad estatal es un objetivo muy importante. Actualmente deben existir cientos o miles de fuentes de información dispersa y en diversos formatos, situación que hace imposible conocer con exactitud cualquier dato que provea el Estado. Esta situación pasa en las empresas pequeñas y grandes, por lo que a nivel estatal seguramente es un caos de fuentes de información.

Capítulo IV – Portales Interinstitucioales

• Portales interinstitucionales: las pedendencias relacionadas con trámites o sectores específicos trabajaran mediante portales interinstitucionales, que integrarán todo lo que sea necesario tramitar por los usuarios, ya sea de forma electrónica o física. Las dependencias determinaran la ubicación física o virtual del portal. También será obligatorio un portal interinstitucional, cuando en un trámite intervengan varias dependencias. Comentario: los portales interinstitucionales son una buena idea, pero pueden ser un problema debido a la dinámica propia de las instituciones públicas. Aunque la último disposición del capitulo anterior aclara que no será necesario realizar nuevos convenios, será imposible evitar la generación de documentos oficiales por cada portal interinstitucional, lo que seguramente implicará muchos pasos y reuniones. Creo que estos famosos portales no veran la luz pronto.
• Funciones de los portales interinstitucionales: tendran las funciones siguientes:
  • Información de los trámites, requisitos, costos y duración.
  • Generación o recepción de los formularios , documentos y requisitos de los trámites.
  • Gestión y custodia de expedientes.
  • Comunicar decisiones, entregar comunicaciones y resoluciones de trámite o finales
  • Notificaciones sobre el trámite y su trazabilidad
  • Recepción y atención de quejas o sujerencias
  • Promover mejoras de los servicios
  • Consulta sin costo de los expedientes
  • Recepción de pagos, pudiendo unificarlo y distribuirlos en las dependencias involucradas
  • Otras que acuerden las dependencias

En esta segunda parte sobre la Ley antitrámites, se analizaron los capítulos relativos a lo que ofrece el Estado y sus dependencias a los usuarios en la gestión de trámites públicos. Los medios electrónicos y los portales interinstitucionales se presentan como los medios idóneos para superar la desgastante situación que hoy por hoy afronta todo ciudadano ante las dependencias públicas. El papel que juega la tecnología y los medios de comunicación electrónicos es fundamental, sin embargo, no se trata de una varita mágica, que de forma automática dotará de eficiencia a los servicios públicos.

El diseño, desarrollo e implementación de sistemas informáticos, tanto locales como en la nube requiere de conocimientos y experiencia, de lo contrario, tal como ha pasado por decadas en la iniciativa privada, se términa en un mar de sistemas y fuentes de información descoordinados, que llevado a la dimensión de los servicios públicos puede resultar siendo la cura peor que la enfermedad.

Existe desde hace un buen tiempo un peligro poco conocido o comentado inclusive por los expertos en sistemas, el cual resulta de la afectación causada a los usuarios de dichas herramientas por decisiones de quienes las diseñan e implementan. Trasladado al sector público, resulta común encontrar que muchas características de los sistemas informáticos lesionan derechos y garantías de los ciudadanos, convirtiendo a los desarroladores en los nuevos legisladores de ventanilla, que al desconocer de aspectos legales, implementan soluciones sin tener en cuenta que sus decisiones son de alcance nacional, y que pueden afectar seriamente la vida de muchos ciudadanos.

En la siguiente y última entrada de análisis de la ley, se analizarán los restantes 3 capítulos de dicha normativa, que abordan el régimen institucional, sancionatorio y lo que no puede faltar en toda nueva norma: las disposiciones finales y transitorias.

El 5 de mayo de 2021 el Congreso de la República de Guatemala decretó la Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos, decreto número 5-2021, conocida popularmente como Ley Antitrámites. En los considerandos de la ley resalta lo siguiente: Que es imperativo promover acciones intdiegrales en favor de la optimización de los recursos del Estado; impulsar la agilización, desconcentración y digitalización de los procedimientos en la atención a la población guatemalteca en su condición de usuarios de la administración pública, atendiendo a los principios de celeridad, eficacia y sencillez.

Integrada por 43 artículos distribuidos en 7 capítulos, constituye un cambio positivo para la situación de los trámites en Guatemala. El Banco Interamericano de Desarrollo -BID- en la publicación titulada “El fin del trámite eterno” establece que el trámite es lo que conecta a los ciudadanos y las empresas con el gobierno. Sin embargo, la experiencia de millones de personas sobre este tipo de diligencias es muy negativa, a tal punto que se considera una de las más dificiles y frustrantes actividades que pueda una persona enfrentar. A continuación una revisión sobre los aspectos más importantes de cada capítulo:

Capítulo I – Disposiciones Generales

• Objeto: modernizar la gestión administrativa, promedio de la simplificación, agilización y digitalización de tramites administrativos, utilizando las tecnologías de la información y comunicación para facilitar la interacción entre personas individuales o jurídicas y dependencias del Estado.
• Ambito de aplicación es para los trámites administrativos ante el Organismo Ejecutivo, dejando abierta la adopción de la ley a otras entidades si asi lo desean. Comentario: una lástima no haber incorporado a todo el Estado en la ley. El proyecto de Ley estableció explicaciones no convicentes al respecto. Si es una Ley, debe ser de aplicación general, nuevamente una verdadera lástima.
• Principios:
  1. Celeridad: através del uso de tecnología y sin afectar la calidad
  2. Consolidación: unificar pasos similares o de igual naturaleza
  3. Coordinacion: intercambio de información de forma electrónica entre instituciones. Comentario: excelente punto, ya que regularmente son los usuarios que terminan llevando y trayendo documentos entre instituciones.
  4. Participación ciudadana: tomar en cuenta sugerencias y necesidades de los usuarios. Comentario: quien mejor para opinar que el usuario de los tortuosos trámites.
  5. Presunción de buena fe: los documentos presentados se presumen auténticos, lo que evita tener que legalizarlos ante notario. Comentario: un gran aporte al usuario, ya que es un gasto adicional. La contraparte es el reclamo que ya ha realizado el gremio notarial.
  6. Publicidad: acceso a las actuaciones del trámite. Comentario: muy útil, ya que en la práctica muchas veces los funcionarios públicos se niegan a proporcionar datos o documetnos del trámite.
  7. Simplicidad: los trámites deben ser claros, sencillos, agiles y de facil entendimiento para los usuarios. En caso de duda se favorece al usuario [indubio pro usuario]. Comentario: un gran reto para la administración pública, sobre todo por la mentalidad procedimiental de los propios burócratas, que dificilmente buscan soluciones prácticas.
  8. Transparencia: informar sobre los trámites que pueden realizar los usuarios. Comentario: implica que deben también estar los requisitos y formas que establece la ley.
  9. Trazabilidad: proveer de herramientas a los usuarios para conocer el estado del trámite. Comentario: al conocer del avance y los pasos que se han dado, podrá evaluarse la eficiencia de la institucion y los funcionarios involucrados. La forma deberá ser mediante plataformas electrónicas.

Capítulo II – Normas comúnes en materia de trámites administrativos

• Legalidad: que limita a las autoridades a exigir requisitos que únicamente esten en ley a acuerdo gubernativo.
• Derechos de los usuarios:
  1. A ser informados de la situación de sus trámites
  2. A no presentar documentos o cumplir requisitos que no esten vigentes
  3. A no tener que presentar los mismos documentos más de una vez, en la misma dependencia para el mismo trámite. Comentario: una situación muy común en las dependencias públicas, quizá la más conocida por todos es copia de DPI en diversas instancias del mismo trámite.
  4. A poder delegar el trámite, salvo que la ley no lo permita. Comentario: existen trámites que un familiar o amigo podría realizar, pero muchas dependencias no lo permiten o exigen documentos legales onerosos. Habrá que evaluar también la forma de garantizar la representación del interesado, para evitar trámites en su nombre sin su conocimiento o autorización.
  5. A poder realizar varios trámites simultaneamente
  6. A exigir el cumplimiento de la ley. Comentario: es una verguenza tener que poner en una ley que los usuarios tienen derecho a exigir el cumplimiento de la ley.
• Atención al público: deben atender en el horario establecido y de ser necesario habilitar horarios especiales, sobre todo para la recepción o entrega de expedientes. También debe permitirse realizar el trámite en forma presencial o a distancia mediante tecnología, tomando en cuenta que hay personas que no pueden utilizar medios electrónicos o no tienen acceso a Internet. Comentario: el concepto tras este artículo es la atención “multicanal“, que permite atender a usuarios por diversos medios, sin dejar de lado a quienes no cuentan con tecnología. En todo caso, al habilitarse portales electrónicos para los trámites, los horarios dejan de ser relevantes para esa modalidad de atención a los usuarios.
• Análisis de calidad regulatoria y de procedimientos: Las instituciones deberan revisar los trámites y eficientarlos, buscando reducir costos a la administración pública, a tal grado que de encontrarse procedimientos innecesarios, ilegales o que afecten la transparencia deben ser eliminados. También debe evitarse situaciones donde el trámite o alguno de sus pasos quede al criterio subjetivo del funcionario. Comentario: mucho trabajo por hacer, ya que existen infinidad de trámites con pasos innecesarios y sin sentido, en los que el funcionario público se escuda que únicamente esta cumpliendo la ley.
• Transparencia: publicar con un mes de anticipación las propuestas de cambios, con el fin de poder recibir opiniones de los usuarios. Comentario: la participación de los usuarios puede mejorar mucho los procesos, ojalá los funcionarios aceptan las sugerencias y deciden implementar aquellas que resulten útiles.
• Mecanismos de evaluación del servicio: implementar formas de evaluación por parte de los usuarios. Comentario: es una buena forma de mejorar la meritocracia, sin embargo, será necesario verificar si hay consecuencias por un mal servicio del funcionario público.
• Calificación única: al recibir un expediente, la revisión debe ser una sola vez, no pueden haber revisiones parciales. Si falta algún requitiso, deberá solicitarse al intereado para que subsane y pueda presentar nuevamente su expediente. Comentario: es común que algunas instituciones al encontrar que falta algun requisito, los funcionarios no revisen todo el expediente, por lo que pueden volver a devolver el expediente a medida que avanzan. El fondo de este árticulo es que soliciten lo que falta una sola vez.
• Declaraciones juradas no son obligatorias: la declaración del usuario, de forma física o electrónica será suficiente y tendera efectos de declaración bajo juramento. Comentario: en muchas dependencias se acostumbra exigir a los usuarios presentar declaraciones jurdadas, que implican un gasto por los honorarios que se deben pagar a un notario. No exisgirla es de gran ayuda al usuario, sin embargo, el gremio notarial no esta muy contento con esta disposición.
• No se puede exigir documentos de la propia dependencia: los documentos, certificaciones, constancias o información que conste en la dependencia donde se realiza el trámite y que deba ser parte del expediente, la debe incorporar de oficio la propia dependencia. Comentario: aunque parezca algo de sentido común, en la actualidad muchas dependencias exigen a los usuarios incorporar documentos que deben tramitarse en la misma dependencia, generando una serie de trámites previos o paralelos al trámite principal.
• Validez jerarquica de documentos: un documento que requiera de otros documentos previos de igual o menor jerarquia, libera al usuario de tener que presentar esos otros documentos. Comentario: esta disposición es muy útil, un ejemplo sería el siguente: si ya cuenta el usuario con una resolución o certificación, no pueden exigir en el expdiente la solicitud o el recibo de pago con que se obtuvo o solicitó dicho documento.
• Firmas legalizadas no son oblogatorias: las firmas de usuarios o representantes legales de entidades no requieren legalización notarial, ya sea que sean puestas de forma física o de forma electrónica. Comentario: es similar a lo de las declaraciones juradas, un beneficio para los usuarios.
• Validez de documentos públicos: un documento emitido por funcionario público se presume auténtico y no requiere ser legalizado. Comentario: similar a lo de las declaraciones juradas o firmas legalizadas, aplicado a documentos extendidos por funcionarios públicos. Es común que un documento público requerido para un trámite, lo soliciten legalizado, lo que una vez más incrementa los costos y pasos al usuario. Lo que no resulta claro es si pueden presentarse copias o debe ser el documento original.
• Validez de documentos otorgados en el extranjero: los documentos apostillados o certificados por funcionario guatemalteco en el extranjero, no requieren tramites adicionales para su plena validez. Comentario: esta disposición evitará la discrecionalidad de ciertas dependencias de solicitar tramites adicionales por documentos provenientes del extranjero.
• No exigencia denuncia por pérdida de documentos: ninguna dependencia puede exigir la denuncia de perdida de documentos para tramitar su reposición. Comentario: es una disposición muy útil para caso de perdida/robo de DPI o licencia de conducir, sin embargo, habrá que analizar si esto no es una oportunidad para tramitar documentos de forma fraudulenta.
• Solicitud de renovaciones de permisos, licencias o autorizaciones: cuando se solicite renovación dentro del plazo legal establecido, se tendrá por prorrogado hasta que la dependencia emita la resolución correspondiente. Comentario: es una disposición muy buena, ya que en ocasiones las dependendias no resuelven pronto sobre la solicitud de renovación, dejando al interesado en una especia de limbo legal.
• Modalidad de pago: se habilitan formas de pago en banca virtual, tarjetas de crédito y débito, bancos o cualquier otro medio electrónico. Comentario: una forma muy útil y común en la actualidad, pero no deben omitirse formas de pago físicas para evitar así, afectar a usuarios que no tienen acceso a esas formas de pago.
• Recibos de pago: los recibos pueden ser físicos o electrónicos.

En esta primera entrega se analizaron los primeros dos capítulos del Decreto 5-2021. El contenido se presenta muy optimista y de gran beneficio para los usuarios, claro está con la limitación de su alcance a solo una parte del extenso aparato burocrático guatemalteco. Desde el punto de vista del diseño institucional, considero que se debe tener precaución y reserva en los efectos legales de la relajación de requisitos, algo que en principio pareciera ser una buena idea, sin embargo, la debilidad institucional y falta de controles cruzados podría ser un mal mayor que los beneficios proyectados, ya que se puede prestar a usos fraudulentos por quienes logren detectar vulnerabilidades en los trámites.

Nos vemos en la próxima entrega.