Ley antitrámites: la modernización de los trámites públicos (Parte I)

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El 5 de mayo de 2021 el Congreso de la República de Guatemala decretó la Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos, decreto número 5-2021, conocida popularmente como Ley Antitrámites. En los considerandos de la ley resalta lo siguiente: Que es imperativo promover acciones intdiegrales en favor de la optimización de los recursos del Estado; impulsar la agilización, desconcentración y digitalización de los procedimientos en la atención a la población guatemalteca en su condición de usuarios de la administración pública, atendiendo a los principios de celeridad, eficacia y sencillez.

Integrada por 43 artículos distribuidos en 7 capítulos, constituye un cambio positivo para la situación de los trámites en Guatemala. El Banco Interamericano de Desarrollo -BID- en la publicación titulada “El fin del trámite eterno” establece que el trámite es lo que conecta a los ciudadanos y las empresas con el gobierno. Sin embargo, la experiencia de millones de personas sobre este tipo de diligencias es muy negativa, a tal punto que se considera una de las más dificiles y frustrantes actividades que pueda una persona enfrentar. A continuación una revisión sobre los aspectos más importantes de cada capítulo:

Capítulo I – Disposiciones Generales

  • Objeto: modernizar la gestión administrativa, promedio de la simplificación, agilización y digitalización de tramites administrativos, utilizando las tecnologías de la información y comunicación para facilitar la interacción entre personas individuales o jurídicas y dependencias del Estado.
  • Ambito de aplicación es para los trámites administrativos ante el Organismo Ejecutivo, dejando abierta la adopción de la ley a otras entidades si asi lo desean. Comentario: una lástima no haber incorporado a todo el Estado en la ley. El proyecto de Ley estableció explicaciones no convicentes al respecto. Si es una Ley, debe ser de aplicación general, nuevamente una verdadera lástima.
  • Principios:
    1. Celeridad: através del uso de tecnología y sin afectar la calidad
    2. Consolidación: unificar pasos similares o de igual naturaleza
    3. Coordinacion: intercambio de información de forma electrónica entre instituciones. Comentario: excelente punto, ya que regularmente son los usuarios que terminan llevando y trayendo documentos entre instituciones.
    4. Participación ciudadana: tomar en cuenta sugerencias y necesidades de los usuarios. Comentario: quien mejor para opinar que el usuario de los tortuosos trámites.
    5. Presunción de buena fe: los documentos presentados se presumen auténticos, lo que evita tener que legalizarlos ante notario. Comentario: un gran aporte al usuario, ya que es un gasto adicional. La contraparte es el reclamo que ya ha realizado el gremio notarial.
    6. Publicidad: acceso a las actuaciones del trámite. Comentario: muy útil, ya que en la práctica muchas veces los funcionarios públicos se niegan a proporcionar datos o documetnos del trámite.
    7. Simplicidad: los trámites deben ser claros, sencillos, agiles y de facil entendimiento para los usuarios. En caso de duda se favorece al usuario [indubio pro usuario]. Comentario: un gran reto para la administración pública, sobre todo por la mentalidad procedimiental de los propios burócratas, que dificilmente buscan soluciones prácticas.
    8. Transparencia: informar sobre los trámites que pueden realizar los usuarios. Comentario: implica que deben también estar los requisitos y formas que establece la ley.
    9. Trazabilidad: proveer de herramientas a los usuarios para conocer el estado del trámite. Comentario: al conocer del avance y los pasos que se han dado, podrá evaluarse la eficiencia de la institucion y los funcionarios involucrados. La forma deberá ser mediante plataformas electrónicas.

Capítulo II – Normas comúnes en materia de trámites administrativos

  • Legalidad: que limita a las autoridades a exigir requisitos que únicamente esten en ley a acuerdo gubernativo.
  • Derechos de los usuarios:
    1. A ser informados de la situación de sus trámites
    2. A no presentar documentos o cumplir requisitos que no esten vigentes
    3. A no tener que presentar los mismos documentos más de una vez, en la misma dependencia para el mismo trámite. Comentario: una situación muy común en las dependencias públicas, quizá la más conocida por todos es copia de DPI en diversas instancias del mismo trámite.
    4. A poder delegar el trámite, salvo que la ley no lo permita. Comentario: existen trámites que un familiar o amigo podría realizar, pero muchas dependencias no lo permiten o exigen documentos legales onerosos. Habrá que evaluar también la forma de garantizar la representación del interesado, para evitar trámites en su nombre sin su conocimiento o autorización.
    5. A poder realizar varios trámites simultaneamente
    6. A exigir el cumplimiento de la ley. Comentario: es una verguenza tener que poner en una ley que los usuarios tienen derecho a exigir el cumplimiento de la ley.
  • Atención al público: deben atender en el horario establecido y de ser necesario habilitar horarios especiales, sobre todo para la recepción o entrega de expedientes. También debe permitirse realizar el trámite en forma presencial o a distancia mediante tecnología, tomando en cuenta que hay personas que no pueden utilizar medios electrónicos o no tienen acceso a Internet. Comentario: el concepto tras este artículo es la atención “multicanal“, que permite atender a usuarios por diversos medios, sin dejar de lado a quienes no cuentan con tecnología. En todo caso, al habilitarse portales electrónicos para los trámites, los horarios dejan de ser relevantes para esa modalidad de atención a los usuarios.
  • Análisis de calidad regulatoria y de procedimientos: Las instituciones deberan revisar los trámites y eficientarlos, buscando reducir costos a la administración pública, a tal grado que de encontrarse procedimientos innecesarios, ilegales o que afecten la transparencia deben ser eliminados. También debe evitarse situaciones donde el trámite o alguno de sus pasos quede al criterio subjetivo del funcionario. Comentario: mucho trabajo por hacer, ya que existen infinidad de trámites con pasos innecesarios y sin sentido, en los que el funcionario público se escuda que únicamente esta cumpliendo la ley.
  • Transparencia: publicar con un mes de anticipación las propuestas de cambios, con el fin de poder recibir opiniones de los usuarios. Comentario: la participación de los usuarios puede mejorar mucho los procesos, ojalá los funcionarios aceptan las sugerencias y deciden implementar aquellas que resulten útiles.
  • Mecanismos de evaluación del servicio: implementar formas de evaluación por parte de los usuarios. Comentario: es una buena forma de mejorar la meritocracia, sin embargo, será necesario verificar si hay consecuencias por un mal servicio del funcionario público.
  • Calificación única: al recibir un expediente, la revisión debe ser una sola vez, no pueden haber revisiones parciales. Si falta algún requitiso, deberá solicitarse al intereado para que subsane y pueda presentar nuevamente su expediente. Comentario: es común que algunas instituciones al encontrar que falta algun requisito, los funcionarios no revisen todo el expediente, por lo que pueden volver a devolver el expediente a medida que avanzan. El fondo de este árticulo es que soliciten lo que falta una sola vez.
  • Declaraciones juradas no son obligatorias: la declaración del usuario, de forma física o electrónica será suficiente y tendera efectos de declaración bajo juramento. Comentario: en muchas dependencias se acostumbra exigir a los usuarios presentar declaraciones jurdadas, que implican un gasto por los honorarios que se deben pagar a un notario. No exisgirla es de gran ayuda al usuario, sin embargo, el gremio notarial no esta muy contento con esta disposición.
  • No se puede exigir documentos de la propia dependencia: los documentos, certificaciones, constancias o información que conste en la dependencia donde se realiza el trámite y que deba ser parte del expediente, la debe incorporar de oficio la propia dependencia. Comentario: aunque parezca algo de sentido común, en la actualidad muchas dependencias exigen a los usuarios incorporar documentos que deben tramitarse en la misma dependencia, generando una serie de trámites previos o paralelos al trámite principal.
  • Validez jerarquica de documentos: un documento que requiera de otros documentos previos de igual o menor jerarquia, libera al usuario de tener que presentar esos otros documentos. Comentario: esta disposición es muy útil, un ejemplo sería el siguente: si ya cuenta el usuario con una resolución o certificación, no pueden exigir en el expdiente la solicitud o el recibo de pago con que se obtuvo o solicitó dicho documento.
  • Firmas legalizadas no son oblogatorias: las firmas de usuarios o representantes legales de entidades no requieren legalización notarial, ya sea que sean puestas de forma física o de forma electrónica. Comentario: es similar a lo de las declaraciones juradas, un beneficio para los usuarios.
  • Validez de documentos públicos: un documento emitido por funcionario público se presume auténtico y no requiere ser legalizado. Comentario: similar a lo de las declaraciones juradas o firmas legalizadas, aplicado a documentos extendidos por funcionarios públicos. Es común que un documento público requerido para un trámite, lo soliciten legalizado, lo que una vez más incrementa los costos y pasos al usuario. Lo que no resulta claro es si pueden presentarse copias o debe ser el documento original.
  • Validez de documentos otorgados en el extranjero: los documentos apostillados o certificados por funcionario guatemalteco en el extranjero, no requieren tramites adicionales para su plena validez. Comentario: esta disposición evitará la discrecionalidad de ciertas dependencias de solicitar tramites adicionales por documentos provenientes del extranjero.
  • No exigencia denuncia por pérdida de documentos: ninguna dependencia puede exigir la denuncia de perdida de documentos para tramitar su reposición. Comentario: es una disposición muy útil para caso de perdida/robo de DPI o licencia de conducir, sin embargo, habrá que analizar si esto no es una oportunidad para tramitar documentos de forma fraudulenta.
  • Solicitud de renovaciones de permisos, licencias o autorizaciones: cuando se solicite renovación dentro del plazo legal establecido, se tendrá por prorrogado hasta que la dependencia emita la resolución correspondiente. Comentario: es una disposición muy buena, ya que en ocasiones las dependendias no resuelven pronto sobre la solicitud de renovación, dejando al interesado en una especia de limbo legal.
  • Modalidad de pago: se habilitan formas de pago en banca virtual, tarjetas de crédito y débito, bancos o cualquier otro medio electrónico. Comentario: una forma muy útil y común en la actualidad, pero no deben omitirse formas de pago físicas para evitar así, afectar a usuarios que no tienen acceso a esas formas de pago.
  • Recibos de pago: los recibos pueden ser físicos o electrónicos.

En esta primera entrega se analizaron los primeros dos capítulos del Decreto 5-2021. El contenido se presenta muy optimista y de gran beneficio para los usuarios, claro está con la limitación de su alcance a solo una parte del extenso aparato burocrático guatemalteco. Desde el punto de vista del diseño institucional, considero que se debe tener precaución y reserva en los efectos legales de la relajación de requisitos, algo que en principio pareciera ser una buena idea, sin embargo, la debilidad institucional y falta de controles cruzados podría ser un mal mayor que los beneficios proyectados, ya que se puede prestar a usos fraudulentos por quienes logren detectar vulnerabilidades en los trámites.

Nos vemos en la próxima entrega.

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